Standort speichern oder verwerfen
Jede Stempelung prüft den Einsatzort. Sie entscheiden, ob die genauen Koordinaten danach gespeichert oder sofort verworfen werden.
Zeiterfassung und Betriebsrat: sechs Schalter statt Überwachung.
Wer darf welche Arbeitszeiten sehen? Cerqa macht die heiklen Punkte zu Einstellungen, die Ihr Unternehmen gemeinsam mit dem Betriebsrat festlegt — nicht zu versteckten Voreinstellungen.
Betriebsrat & Mitbestimmung
Die Einstellungen, über die der Betriebsrat mitbestimmt
Verspätungen sichtbar oder unsichtbar
Ob Name und Minuten einer Verspätung angezeigt werden, ist eine Einstellung. Ausgeschaltet sieht es niemand — auch nicht in Auswertungen.
Online-Status abschaltbar
Der grüne Punkt im Chat lässt sich organisationsweit deaktivieren, damit niemand daran gemessen wird, wann er liest.
Einsicht in eigene Notizen
Mitarbeitende können die Notizen über sich öffnen. Nichts wird hinter ihrem Rücken festgehalten.
Ruhezeiten für Benachrichtigungen
Push-Nachrichten warten bis zur Arbeitszeit. Kein Ping um Mitternacht, kein Antwortdruck in der Freizeit.
Aufbewahrungsfrist des Protokolls
Sie legen fest, wie lange das Aktivitätsprotokoll aufbewahrt wird. Danach wird es automatisch gelöscht.
Wer darf meine Arbeitszeiten einsehen?
In Cerqa sehen Mitarbeitende immer ihre eigenen Zeiten vollständig — Stempelungen, Pausen, Überstunden und den Stundenzettel, der daraus entsteht. Führungskräfte sehen die Zeiten ihres Teams, damit Schichten besetzt und Stunden freigegeben werden können. Was darüber hinausgeht, etwa Verspätungslisten mit Namen oder gespeicherte Standortdaten, ist abschaltbar. Genau diese Punkte gehören in eine Betriebsvereinbarung, bevor die Software startet.
Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch erfassen. Cerqa erfüllt den Erfassungsteil: Ein- und Ausstempeln per App, Pausen, Überstunden und ein Export der geprüften Stunden. Wie streng die Standortprüfung ist und was danach von ihr übrig bleibt, entscheidet Ihr Betrieb — die Pflicht zur Erfassung heißt nicht, dass Bewegungsprofile entstehen müssen. Rechtsberatung ersetzt das nicht; prüfen Sie Ihre Vereinbarung mit Ihrem Anwalt oder Verband.
Was in eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung gehört
Halten Sie schriftlich fest, welche Daten erhoben werden (Zeiten, Pausen, Standortprüfung), wer sie sieht, wie lange sie gespeichert bleiben, ob Auswertungen zu Verspätungen erlaubt sind, wie Korrekturen beantragt und dokumentiert werden und dass keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle einzelner Personen stattfindet. Jeder dieser Punkte hat in Cerqa eine sichtbare Einstellung, sodass die Vereinbarung und das Produkt übereinstimmen — und in der Demo lässt sich Schalter für Schalter zeigen, was eingeschaltet ist.
DSGVO & Betriebsrat
Fragen an jeden Anbieter — unsere Antworten.
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, klären Sie diese Punkte schriftlich ab — bei uns und bei jedem anderen Anbieter. Hier stehen unsere Antworten; in der Demo vertiefen wir sie.
- Auftragsverarbeitung (AVV):Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO?
Ja. Wir stellen einen AVV nach Art. 28 DSGVO bereit und unterzeichnen ihn mit Ihnen, bevor Ihre Mitarbeitenden die App nutzen.
- Server-Standort:Werden die Daten innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet?
Hosting und Datenbank laufen bei Supabase. Den genauen Region-Standort und das Subunternehmer-Verzeichnis legen wir im AVV schriftlich fest — nicht erst auf Nachfrage.
- Betriebsrat:Welche Einstellungen lassen sich mitbestimmungsfreundlich konfigurieren (z. B. Standortfreigabe, Auswertungen)?
Standortfreigabe ist pro Person freiwillig — wer sie verweigert, stempelt trotzdem, nur ohne Koordinaten. Auswertungen und der Umfang der Einsicht lassen sich pro Rolle einschränken. Die strittigen Punkte sind Einstellungen, über die Sie eine Betriebsvereinbarung konkret verhandeln.
- Löschung & Export:Wie werden Daten gelöscht, und wie exportieren Sie Ihre Daten bei einem Wechsel?
Zeit- und Abwesenheitsaufzeichnungen bleiben während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erhalten und werden danach gelöscht. Alle Stamm- und Zeitdaten lassen sich als CSV/Excel exportieren — beim Wechsel nehmen Sie Ihre Daten mit.
Cerqa auf einen Blick
- Sechs Datenschutz-Schalter auf Organisationsebene, für alle Module gültig
- Standortprüfung beim Stempeln, ohne die Koordinaten behalten zu müssen
- Verspätungs- und Online-Anzeige vollständig abschaltbar
- Einsichtsrecht in die eigenen Notizen
- Ruhezeiten für Push-Nachrichten und eigene Aufbewahrungsfrist
FAQ
Häufige Fragen
Muss der Betriebsrat der Einführung einer Zeiterfassung zustimmen?
Bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, besteht in Deutschland ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. In der Praxis heißt das: Sie einigen sich vor dem Start auf eine Betriebsvereinbarung. Cerqa ist so gebaut, dass die strittigen Punkte Einstellungen sind, über die Sie konkret verhandeln können. Eine verbindliche rechtliche Bewertung nehmen wir nicht vor.
Erstellt Cerqa Bewegungsprofile meiner Mitarbeitenden?
Nein. Die Standortprüfung findet nur im Moment des Ein- und Ausstempelns statt, nicht dauerhaft im Hintergrund. Ob die geprüften Koordinaten danach gespeichert bleiben oder sofort verworfen werden, ist eine Einstellung Ihrer Organisation.
Können Mitarbeitende ihre eigenen Zeiten einsehen?
Ja. Jede:r sieht die eigenen Stempelungen, Pausen, Überstunden und den daraus entstehenden Stundenzettel in der App — jederzeit und ohne Antrag.
Können wir Verspätungen unsichtbar machen?
Ja. Die Anzeige, wer wie viele Minuten zu spät gekommen ist, lässt sich organisationsweit abschalten. Dann taucht sie weder in der App noch in den Auswertungen auf.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Für das Aktivitätsprotokoll stellen Sie eine Aufbewahrungsfrist ein, nach der automatisch gelöscht wird. Arbeitszeitnachweise unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen — welche für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung.