Beleg per Foto
Quittung abfotografieren und einreichen, bevor sie in der Jackentasche verschwindet.
Spesen und Auslagen abrechnen, direkt vom Einsatzort.
Beleg fotografieren, Betrag eintragen, einreichen — die Leitung gibt frei und alles liegt beim richtigen Einsatzort.
Spesen & Auslagen
Was die Spesen-App von Cerqa kann
Freigabe durch die Leitung
Eingereichte Auslagen werden geprüft, freigegeben oder mit Kommentar zurückgegeben.
Zuordnung zum Objekt
Jede Ausgabe hängt an Einsatzort oder Projekt — wichtig für die Nachkalkulation.
Kategorien
Material, Fahrtkosten, Verpflegung: eigene Kategorien passend zu Ihrem Betrieb.
Status für Mitarbeitende
Das Team sieht jederzeit, was eingereicht, freigegeben oder erstattet ist.
Export
Freigegebene Auslagen exportieren Sie gesammelt für die Buchhaltung.
Belege gehen unterwegs verloren
Wer den ganzen Tag zwischen Objekten unterwegs ist, sammelt Quittungen in der Tasche — und reicht sie Wochen später oder gar nicht ein. Wird der Beleg direkt nach dem Kauf fotografiert, ist die Auslage dokumentiert, bevor sie vergessen wird.
Kosten dort sehen, wo sie entstehen
Weil jede Auslage an einem Einsatzort hängt, sehen Sie neben den Stunden auch die Sachkosten pro Objekt. Zusammen ergibt das ein realistisches Bild davon, was ein Auftrag wirklich kostet.
DSGVO & Betriebsrat
Fragen an jeden Anbieter — unsere Antworten.
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, klären Sie diese Punkte schriftlich ab — bei uns und bei jedem anderen Anbieter. Hier stehen unsere Antworten; in der Demo vertiefen wir sie.
- Auftragsverarbeitung (AVV):Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO?
Ja. Wir stellen einen AVV nach Art. 28 DSGVO bereit und unterzeichnen ihn mit Ihnen, bevor Ihre Mitarbeitenden die App nutzen.
- Server-Standort:Werden die Daten innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet?
Hosting und Datenbank laufen bei Supabase. Den genauen Region-Standort und das Subunternehmer-Verzeichnis legen wir im AVV schriftlich fest — nicht erst auf Nachfrage.
- Betriebsrat:Welche Einstellungen lassen sich mitbestimmungsfreundlich konfigurieren (z. B. Standortfreigabe, Auswertungen)?
Standortfreigabe ist pro Person freiwillig — wer sie verweigert, stempelt trotzdem, nur ohne Koordinaten. Auswertungen und der Umfang der Einsicht lassen sich pro Rolle einschränken. Die strittigen Punkte sind Einstellungen, über die Sie eine Betriebsvereinbarung konkret verhandeln.
- Löschung & Export:Wie werden Daten gelöscht, und wie exportieren Sie Ihre Daten bei einem Wechsel?
Zeit- und Abwesenheitsaufzeichnungen bleiben während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erhalten und werden danach gelöscht. Alle Stamm- und Zeitdaten lassen sich als CSV/Excel exportieren — beim Wechsel nehmen Sie Ihre Daten mit.
Cerqa auf einen Blick
- Beleg direkt vor Ort fotografieren
- Freigabe mit Kommentar durch die Leitung
- Auslagen pro Objekt und Kategorie
- Statusanzeige für Mitarbeitende
- Sammelexport für die Buchhaltung
FAQ
Häufige Fragen
Zahlt Cerqa die Erstattung aus?
Nein. Cerqa erfasst, prüft und exportiert die Auslagen; die Auszahlung läuft über Ihre Buchhaltung.
Werden Belege aufbewahrt?
Die Fotos bleiben an der Ausgabe gespeichert und lassen sich exportieren.
Kann ich eigene Kategorien anlegen?
Ja, die Kategorien richten Sie passend zu Ihrem Betrieb ein.
Können mehrere Personen freigeben?
Ja, Freigaberechte vergeben Sie pro Rolle oder Standort.